Alberto Navarro
¿Cómo guardas tus documentos más importantes? ¿Tiene una carpeta que contiene su certificado de nacimiento, licencia de matrimonio, tarjeta de Seguro Social y otros documentos cruciales?
Si es así, es hora de una actualización. El mantenimiento de documentos en papel puede ser una excelente manera de mantener los registros correctos, pero también abre la puerta a daños, pérdidas, robos u otros problemas. Toque o haga clic aquí para ver los errores que ponen en riesgo su identidad.
Pero, ¿cómo protege los documentos y registros importantes? Digitalizarlos le permitirá hacer exactamente eso, mientras le ofrece un acceso rápido y seguro a las copias digitales de sus archivos. Veamos cómo puede digitalizar sus documentos, presentados por nuestro patrocinador, IDrive. Obtenga 5 TB de respaldo seguro en la nube con un 50 % de descuento en IDrive.com.
Beneficios de digitalizar documentos importantes
Como se mencionó, la digitalización de documentos garantiza que siempre tendrá una copia a mano si los registros originales se dañan, se pierden o son robados. Pero también hay muchas otras razones para digitalizar sus documentos.
Por ejemplo, hay situaciones en las que necesita mostrar prueba de seguro u ofrecer evidencia de su identidad. Tener copias digitales de sus registros le brinda fácil acceso a la documentación o los documentos que necesita desde prácticamente cualquier lugar porque son accesibles desde su teléfono o computadora.
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Hacer una copia digital de sus documentos también ayuda a mantenerlos seguros. Puede controlar quién tiene acceso a esos archivos con contraseñas y encriptación. Cualquiera puede hurgar en su documentación, pero no cualquiera puede acceder a un archivo digital seguro.
Los documentos digitales también facilitan la búsqueda rápida de lo que necesita o la anotación cuando sea necesario. Puede anotar y ubicar la documentación que necesita buscando o haciendo clic en la carpeta correcta.
Cómo digitalizar tus documentos
Usa un escáner
Una de las formas más fáciles de digitalizar documentos es usando un escáner. Nuestro patrocinador, la línea EcoTank de Epson, ofrece escáneres, impresoras y fotocopiadoras en un solo dispositivo. Estas máquinas compactas tienen conectividad inalámbrica y ethernet, pantallas táctiles a color, controles activados por voz y muchas otras características según el modelo.
Si tiene una tonelada de documentos de varias páginas que necesita escanear, puede optar por el EcoTank ET-4760, que ofrece escaneo de documentos de varias páginas y un alimentador automático de documentos. Hay opciones de EcoTank con escáneres de superficie plana que también se adaptan a las necesidades de escaneo de menor volumen. Toque o haga clic aquí para encontrar el EcoTank en stock.
usa una aplicación
¿Sin escáner? Hay aplicaciones que puede usar para escanear documentos en su lugar. No todos son tan fáciles de usar como introducir documentos en un escáner físico, pero funcionan bien de todos modos.
Tomar como ejemplo, Escaneo de adobe. Esta aplicación simplifica el escaneo de cualquier cosa directamente desde su teléfono. Puede usarlo para convertir documentos, formularios, tarjetas de presentación y pizarras en PDF de Adobe de alta calidad. También ofrece diferentes modos de captura, por lo que sus escaneos son lo más claros posible cada vez.
Lo que es exclusivo de Adobe Scan es que usa Adobe Sensei para identificar y mejorar el texto escrito a mano o impreso en los documentos que escanea. También elimina elementos molestos como reflejos y sombras, por lo que sus documentos escaneados son fáciles de leer.
Es súper fácil de usar. Simplemente abra la aplicación, espere a que se capture el escaneo y luego toque la miniatura para ver o editar su escaneo. Puede descargar Adobe Scan para iOS tocando o haciendo clic aquí. ¿Necesita Adobe Scan para Android? Toque o haga clic aquí para descargarlo. O haga clic en el enlace correspondiente dentro del cuadro amarillo a continuación.
También hay Escaneo Genio, una aplicación que le permite escanear por lotes fácilmente documentos o archivos con varias páginas. Para usar Genius Scan, todo lo que tiene que hacer es colocar cualquier documento frente a la cámara de su dispositivo. La aplicación reconoce automáticamente el papel contra el fondo y lo escanea.
Una de las principales ventajas es que también recortará el documento escaneado si es necesario y limpiará el resultado. Otra es que te permite escanear docenas de páginas en cuestión de segundos. ¿Quieres descargar Genius Scan para iOS? Toque o haga clic aquí. ¿Necesita Genius Scan para Android? Toque o haga clic aquí para descargarlo.
También puede consultar Microsoft Office Lens. Es una aplicación de escáner para su dispositivo móvil que escanea, recorta, mejora y hace legibles sus documentos escaneados. Lo que es exclusivo de Office Lens es que también puede usarlo para convertir imágenes a archivos PDF, Word y PowerPoint. Incluso puede guardar imágenes en OneNote o OneDrive.
¿Quieres probar Microsoft Office Lens? Toque o haga clic aquí para descargar la aplicación para iOS. Toque o haga clic aquí para descargar la aplicación para Android.
Almacenamiento de sus documentos digitales
Una vez que haya escaneado todos sus documentos, deberá guardar las copias en un lugar seguro. Puede optar por usar su disco duro local o una unidad flash USB para almacenar sus archivos, o puede optar por una opción más segura y de alta tecnología.
Nuestro patrocinador, Conduzco, ofrece copia de seguridad en la nube en línea y almacenamiento perfecto para guardar y acceder a documentos importantes. Lo bueno de usar un servicio como IDrive es que podrá acceder a sus documentos escaneados desde cualquier lugar. Puede iniciar sesión y acceder a ellos cuando lo necesite.
Puede hacer una copia de seguridad de todos sus documentos en una cuenta desde cualquier dispositivo.
Deshazte del mísero almacenamiento gratuito que obtienes de las grandes empresas tecnológicas. Puede confiar en IDrive para mantener todos sus documentos más importantes seguros y protegidos. Toque o haga clic aquí para recuperar un año de nube hasta un 50% de descuento — solo $34.75 por su primer año.
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